Workflows automatisieren mit Microsoft Flow

App-Empfehlung

Mit Apps Abläufe automatisieren

Mit «Flow» mischt Microsoft bei den Automatisierungs-Apps mit. Diese automatisieren das Zusammenspiel zwischen CLoud-Diensten und erledigen so Routinearbeiten wie beispielsweise das Erstellen eines Termins aufgrund eines bestimmten E-Mails. Was kann Flow im Vergleich zum verbreiteten «IFTTT»?

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Das Arbeitsleben besteht aus Routineaufgaben. Ein neues E-Mail führt fast immer zu einer neuen Aufgabe in der To-do-Liste. Und die Gesprächsnotiz aus OneNote oder Evernote möchten wir unserem Gesprächspartner gerne als Dokument mitschicken – und zusätzlich als Task erfassen. Täglich fallen Dutzende solcher «Metaaufgaben» an, die produktive Zeit kosten, aber für die Arbeitsorganisation unerlässlich sind.

Wie wäre es, wenn wir diese immer gleichen Aufgaben automatisieren könnten? Denn gerade repetitive Arbeiten lassen sich schliesslich gut von Maschinen (Fliessband, Roboter) oder eben dem Computer übernehmen. Als Steuerungs- und Kontrollgerät soll dasjenige Gerät dienen, das wir ohnehin immer dabei haben: das Smartphone.

Dank Internet und Cloud können wir viele dieser Metaaufgaben tatsächlich automatisieren. Einer der ersten dieser Automatisierungs- oder Workflow-Dienste war IFTTT («if this then that»), bald gefolgt von Zapier und nun auch von Microsoft. «Flow» nennt die Firma aus Redmond ihren Workflow-Dienst, der gegenüber der Konkurrenz mit einigen spannenden Zusatzfunktionen aufwartet.

Im «Flow»

Die Automatisierungs-Dienste funktionieren alle ähnlich. Über den Webbrowser oder die Smartphone-App erstellt man einen Ablauf («Erstelle aus jeder neuen Evernote-Notiz eine neue Karte in Trello») und aktiviert diesen. Zahlreiche Vorlagen stehen bereit, die man auf eigene Bedürfnisse adaptieren kann. Wenn man nun beispielsweise eine neue Notiz in Evernote anlegt, tritt der Workflow-Dienst auf den Plan und legt eine Karte in Trello an. Das geschieht automatisch über die Cloud.

Voraussetzung ist natürlich, dass die verwendeten Cloud-Dienste auch unterstützt werden. Flow verbindet derzeit etwas über 100 Cloud-Angebote, darunter so verbreitete wie die Google-Apps, Slack, Trello oder Todoist und die Microsoft-eigenen Angebote wie Sharepoint und Dynamics. Von der reinen Zahl her vermag Flow nicht mit Altmeister IFTTT mithalten. Dafür geht die Unterstützung von Microsoft-Produkten und -Plattformen über das Mass der Konkurrenz hinaus. So werden an Desktop-Anwendungen nicht nur Outlook und OneNote bedient, sondern in eingeschränktem Masse auch Excel. Flow bietet als Vorlage unter anderem ein simples Zeiterfassungs-Tool: Jedesmal, wenn in der Flow-App auf dem Smartphone der «Action»-Knopf gedrückt wird, trägt der Workflow-Dienst die aktuelle Zeit in einer vordefinierten Excel-Tabelle ein.

Microsoft Flow Ablauf erstellen
«Flows» in Microsoft Flow bieten zahlreiche Zusatzoptionen wie automatische Werte abhängig vom Standort.

Während IFTTT und Zapier auf eine Aktion nur eine Reaktion folgen lassen, beherrscht Flow mehrstufige Abläufe. Damit lassen sich auch aufwändige Workflows automatisieren, beispielsweise «trage bei Tweets mit einem bestimmten Stichwort (Hashtag) den Absender im Dynamics-CRM ein, wenn er mehr als 200 Follower hat, und schicke ein E-Mail an mich.» Positiv dabei ist, dass Microsoft nicht nur hauseigene Produkte unterstützt. Statt im CRM liesse sich der Twitterer auch in einer Google-Tabelle oder in einer Datei auf Dropbox speichern. Das eröffnet Raum für zahlreiche Automatisierungsvorgänge und damit für die Optimierung manueller Abläufe.

Im Team und auf dem Smartphone

Das Smartphone fungiert bei Flow als Kontrollzentrum: Es gibt an, ob Abläufe fehlerfrei ausgeführt wurden, zeigt Push-Nachrichten und löst Workflows manuell aus. Abläufe auf der Basis von Vorlagen liessen sich auch direkt auf dem Smartphone erstellen. Das ist jedoch eher unhandlich. Interessanter Nebenaspekt: Die Flow-App ist für iOS und Android erhältlich, jedoch nicht fürs hauseigene Windows 10 Mobile.

Doch Flow lässt sich nicht nur unterwegs nutzen, sondern auch im Team. Damit lassen sich Abläufe von mehreren Personen nutzen und bearbeiten. Hierfür ist allerdings ein kostenpflichtiges Flow-Abo nötig. Dessen Preis beträgt entweder rund 5 oder 15 Franken pro Benutzer und Monat, abhängig von der Anzahl auszuführender Workflows und dem Prüfintervall. Die kostenlose Variante erlaubt 750 Flows pro Monat, Nutzer einer Firmen- oder Schullizenz von Office 365 profitieren von zusätzlichen Flows.

Nützlich, aber nicht trivial

Mit «Flow» bietet Microsoft einen interessanten Beitrag zur Workflow-Automatisierung. Der Hauptvorteil gegenüber der Konkurrenz, mehrstufige Abläufe, ist aber zugleich auch der grösste Nachteil. Denn die Erstellung von Flows ist deutlich komplexer als bei IFTTT oder Zapier. Beim zu erwartenden Optimierungspotenzial für Unternehmen lohnt sich der Aufwand jedoch.

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