Tipps zu Outlook-Tasks und Aufgaben

Office-Tipps

Mit Outlook Aufgaben im Griff behalten

Microsoft Outlook ist weit mehr als eine E-Mail-Anwendung. Die Software eignet sich als Schaltzentrale für Termine und Aufgaben. Doch die Möglichkeiten erschliessen sich nicht unbedingt auf den ersten Blick. Mit diesen Tipps kriegen Sie Tasks und Termine in Outlook in den Griff.

E-Mails, Kalender, Adressen und Aufgaben – Outlook 2016 ist ein vielseitiges Planungs- und Kommunikationswerkzeug, oftmals die Schaltzentrale der täglichen Arbeit. Mit diesen Tipps bringen Sie die verschiedenen Elemente zusammen, indem Sie beispielweise aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen, diese im Kalender anzeigen und mit OneNote-Notizen verknüpfen.

Outlook-Aufgabe aus E-Mail erstellen

Ein typisches Ereignis auf Bürobildschirmen: Ein Mail landet im Posteingang mit einer Aufgabe (Spesen abrechnen, Offerte erstellen etc.). Wir beschliessen, den Task in der To-do-Liste für später festzuhalten.

Hierzu können Sie das Mail im Posteingang als Aufgabenelement kennzeichnen, wodurch es im «Aufgaben»-Fenster in der Aufgabenliste erscheint. Wenn Sie das Mail aber löschen, ist auch die Aufgabe weg. Um Post zu einer Aufgabe zu konvertieren, ziehen Sie das Mail entweder auf das Aufgaben-Symbol in der unten linken Ecke des Mail-Fensters von Outlook oder klicken mit der rechten Maustaste aufs Mail und wählen «Verschieben > Aufgaben» im Kontextmenü. Dadurch erstellt Outlook eine Aufgabe mit eingebundenem ursprünglichen Mail. Die Originalnachricht wird in den Ordner «Gelöschte Objekte» verschoben.

E-Mails kann Outlook direkt in Aufgaben umwandeln.
E-Mails kann Outlook direkt in Aufgaben umwandeln.

OneNote-Notizen mit Outlook-Aufgaben verknüpfen

Einem Outlook-Task können Sie Notizen in OneNote hinzufügen. Wie Sie jede Notiz auf einer eigenen Seite festhalten, haben wir in diesem OneNote-Tipp beschrieben. Sie können aber auch mehrere Notizen auf einer Seite zusammenfassen, beispielsweise, um alle Notizen eines Kunden oder eines Projekts auf einer Seite abzulegen.

Hierzu klicken Sie in der Outlook-Aufgabe auf des OneNote-Symbol und wählen als Speicherort statt eines Abschnitts eine bestehende Seite. OneNote legt für jede Notiz einen eigenen Textrahmen an. Welche Variante Sie bevorzugen, hängt von Ihrer persönlichen Arbeitsorganisation ab.

Outlook-Tasks und OneNote-Notizen
Notizen zu Outlook-Aufgaben lassen sich in OneNote führen.

Outlook-Aufgaben im Kalender anzeigen

Was ist eine Aufgabe anders als ein Termin ohne fixe Uhrzeit? Also wäre es doch praktisch, die anstehenden Tasks ebenfalls im Kalender anzuzeigen. Hierzu wechseln Sie in Outlook in die Kalender-Ansicht und wählen aus dem Menüband «Ansicht > Tägliche Aufgabenliste > Normal». Nun zeigt Ihnen Outlook unterhalb des Kalenders alle laufenden Aufgaben, sofern diese über ein Fälligkeitsdatum verfügen.

Erledigte Arbeiten können Sie direkt in Outlook abhaken, indem Sie die Aufgabe auswählen und im Menüband «Tägliche Aufgabenliste > Als erledigt markieren» anklicken.

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Auch Outlook-Tasks lassen sich im Kalender anzeigen.
Auch Outlook-Tasks lassen sich im Kalender anzeigen.

Elemente in Outlook archivieren

Wenn Sie ausserhalb des Zyklus der AutoArchivierung von Outlook Ihre Ordner bereinigen möchten, können Sie den Vorgang manuell anstossen, und zwar auf zwei Wegen:

  • Wählen Sie «Datei > Tools > Postfach bereinigen > AutoArchivieren», um die AutoArchivierung manuell durchzuführen.
  • Wählen Sie «Datei > Tools > Alte Elemente bereinigen», um Elemente aus ausgewählten Ordnern in die Archivdatei zu verschieben. Das Alter, ab dem Elemente archiviert werden sollen, können Sie dabei selber festlegen.
Outlook-Ordner lassen sich auch manuell archivieren.
Outlook-Ordner lassen sich auch manuell archivieren.

 

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