Tipps fürs mobile Arbeiten

So arbeiten Sie überall effizient

Haben Sie Ihre Dokumente, Kontakte und Termine so organisiert, dass Sie unterwegs, auf der Baustelle oder bei Kunden jederzeit auf geschäftliche Informationen zugreifen können? Diese Tipps zeigen Ihnen, wie es geht.

Aktuelle Online-Speicher halten Ihre Dokumente überall verfügbar, wo Sie über einen Internet-Zugang verfügen – im Büro, auf der Baustelle, beim Kundenbesuch oder im Hotel. Mit einer geschickten Organisation gestalten Sie Ihre Arbeit mit Computer, Smartphone und Tablet ortsunabhängig und flexibel. Damit vereinfachen Sie die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten und arbeiten effizient. Anstehende Arbeiten können Sie ortsunabhängig erledigen, und dank dem Online-Zugriff auf Kalender und Adressen halten Sie Arbeitsplanung und -organisation aktuell. Diese Tipps liefern Ihnen wertvolle Anregungen dazu.

 

Nutzen Sie Online-Speicher

Der einfachste und sicherste Weg, um unterwegs auf Ihre Dokumente zuzugreifen, ist ein Online-Speicher wie Microsoft OneDrive von Office 365 oder Swisscom Storebox. Organisieren Sie Ihre Ablage so, dass die benötigten Dokumente in der Cloud liegen. Die Software auf dem Notebook sorgt dabei für die Synchronisation. Das heisst, Sie können auch offline arbeiten, also ohne Internet-Verbindung. Sobald Sie wieder verbunden sind, werden die Dokumente in die Cloud übertragen.

Dieser Ansatz ist effizient: Baupläne besprechen Sie direkt am Bildschirm, die Offerte können Sie mit dem Kunden zusammen erarbeiten oder anpassen, und auch die aktuellste Version einer Kundenpräsentation können Sie so Ihrem Zielpublikum vorführen.

Ein Cloud-Speicher hat darüber hinaus zwei weitere Vorteile, die nicht zu unterschätzen sind. Einerseits erleichtert die Online-Ablage die Zusammenarbeit, weil Sie Dateien für andere freigeben und alle am gleichen Dokument arbeiten können. Das verhindert, dass mehrere Versionen eines Dokuments im Umlauf sind und Änderungen mühsam von Hand zusammengetragen werden müssen. Andererseits schützt die Cloud vor Datenverlust, indem die Dateien unabhängig vom Gerät sicher gespeichert sind und auch bei einem Defekt des Notebooks verfügbar bleiben.

 

Öffentliches WLAN absichern

Wenn Sie das WLAN im Café oder Hotel nutzen, kann Ihre Internetverbindung unter Umständen von anderen Netzbenutzern belauscht werden. Zwar lassen sich heute viele Kanäle verschlüsseln, etwa zum Abrufen von E-Mails. Wenn Sie aber wirklich auf Nummer Sicher gehen wollen, können Sie eine VPN-Verbindung einrichten. VPN steht für «Virtual Private Network» und sorgt dafür, dass der gesamte Datenverkehr verschlüsselt und für Unbefugte unleserlich wird. Zudem wird das Ziel Ihrer Verbindung «versteckt», was die Sicherheit beim Datenaustausch zusätzlich erhöht. Insbesondere, wenn Sie unterwegs vertrauliche Dokumente bearbeiten, sollten Sie eine VPN-Verbindung verwenden.

Für eine VPN-Verbindung benötigen Sie üblicherweise eine entsprechende Software auf Ihrem Notebook, Tablet oder Smartphone und ein Abo bei einem Anbieter. Für Computer wie Mobilgeräte können Sie beispielsweise Swisscom Safe Connect verwenden. Eine reine Smartphone-Lösung, dafür kostenlos, bietet der norwegische Browserhersteller Opera mit der VPN-App. In der neusten Version des Opera-Browsers für Windows und Mac ist zudem ebenfalls eine kostenlose VPN-Lösung integriert.

 

Unterwegs das Festnetz nutzen

Mit den Kombipaketen für die Festnetztelefonie My KMU Office (für kleine KMU) und der individuellen Komplettlösung Smart Business Connect nutzen Sie das Festnetz per App auch auf dem Smartphone.

Erfahren Sie mehr über My KMU Office und Smart Business Connect.

 

 

Kalenderfreigabe vereinfacht Terminfindung

Die Terminfindung wird entscheidend vereinfacht, wenn Sie Einblick in die Kalender der anderen Teilnehmer haben. Zumindest innerhalb Ihres Unternehmens sollten Sie deshalb online gespeicherte Kalender nutzen, wie dies beispielsweise Office 365 mit Exchange Online bietet. Der Terminplanungsassistent etwa von Microsoft Outlook unterstützt Sie dann dabei, einen für alle Teilnehmer passenden Zeitraum zu finden. Damit ersparen Sie sich Mailverkehr und Telefonate zur Terminfindung. Ebenso können Sie dank eines aktuellen Kalenders effizient und schnell einen Termin planen, wenn Sie gerade bei einem Kunden vor Ort sind.

Gerade wenn Sie häufig ausserhalb des Büros arbeiten, haben Online-Kalender noch einen weiteren, praktischen Vorteil. Sie bleiben informiert über die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – und umgekehrt. Das erlaubt es beispielsweise jemandem am Firmensitz, mit einem Blick in den Kalender Auskunft über ihre voraussichtliche Rückkehr zu geben, ohne Sie zuerst telefonisch bei der Arbeit stören zu müssen. Online-Kalender sind also ein Beitrag zur Effizienzsteigerung.

Mit einem Online-Speicher und Cloud-Synchronisation greifen Sie überall auf Ihre Geschäftsdokumente zu, beispielsweise auf der Baustelle.

 

Halten Sie Ihre Kontakte überall aktuell

Wenn Sie Ihre Kontakte in der Cloud speichern, können Sie die Telefonnummern und E-Mail-Adressen zwischen Notebook und Smartphone synchronisieren. Das hat den Vorteil, dass die Informationen auf allen Geräten aktuell gehalten werden. Der weitaus gebräuchlichste Weg ist hierbei, die Kontakte über einen Cloud-Anbieter wie Apple (iCloud), Google (G Suite, ehemals Google Apps) oder Microsoft (Office 365) abzugleichen.

So synchronisieren Sie Kontakte, Mails und Kalender dieser Anbieter mit Ihrem Mobilgerät:

iOS

Für die Einrichtung öffnen Sie die Einstellungen:

  • iCloud: Unter Punkt «iCloud» iCloud-Konto hinzufügen (falls nicht bei der Einrichtung des iPhone/iPad schon gemacht)
  • G Suite/Google-Konto: Unter «Mail (oder «Kontakte» oder «Kalender») > Accounts > Account hinzufügen > Google». Danach wählen Sie, was synchronisiert werden soll (Mail, Kontakte, Kalender)
  • Office 365: Wie oben, aber Kontotyp «Exchange»

Android

  • iCloud: Synchronisation nur über zusätzliche Apps wie iCloud Contacts Sync für Kontakte oder iCalendar Sync Cloud für Termine. Um auf iCloud-Mails zuzugreifen, können Sie ein IMAP-Konto einrichten, beispielsweise via «Einstellungen > Konten > Konto hinzufügen > IMAP». Die Mailserver-Einstellungen finden Sie auf der entsprechenden Support-Seite von Apple.
  • G Suite/Google-Konto: Wählen Sie «Einstellungen > Konten > Konto hinzufügen > Google»
  • Office 365: Wie oben, aber wählen Sie als Kontotyp «Microsoft Exchange».

Windows 10 Mobile

  • iCloud: Wählen Sie «Einstellungen > E-Mail- & App-Konten > Konto hinzufügen > iCloud»
  • G Suite/Google-Konto: Wie oben, aber wählen Sie als Kontotyp «Google»
  • Office 365: Wie oben, aber wählen Sie als Kontotyp «Exchange»

 

Tablet als zweiten Bildschirm nutzen

Für gewisse Aufgaben, wie das Bearbeiten einer grossen Tabelle oder die Fotoretouche, ist ein grosser Bildschirm eine echte Arbeitserleichterung. Bei Notebooks ist das oftmals nicht der Fall – Gewicht und Akkulaufzeit sprechen gegen grossformatige Mobilgeräte.

Es gibt jedoch eine elegante und recht gut funktionierende Lösung, genügend Platz auf Ihrem mobilen oder temporären Schreibtisch vorausgesetzt: Sie können ein Tablet als zweiten Bildschirm nutzen. Die beste Leistung bringen dabei Lösungen, bei denen Sie das Tablet via USB ans Notebook anschliessen. Eine App auf dem Tablet und ein Pendant auf dem Notebook sorgen für die korrekte Darstellung.

Es gibt zwei bewährte Produkte auf dem Markt, die für ein paar wenige Franken das Tablet zum Display aufrüsten. Duet unterstützt nur iPads, während iDisplay mit iOS und Android-Tablets zusammenspannt. Beide Anbieter verstehen sich auf der Computerseite sowohl mit Windows als auch mit Macs.

 

Erfahren Sie mehr über das Festnetz für unterwegs und die Festnetz-App!

 

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