Vergleich To-do-Listen-Apps

Aufgaben effizient verwalten

To-do-Listen-Apps im Vergleich

Wer seine Aufgaben nicht mit Outlook verwalten will, findet Alternativen. Doch was taugen die To-do-Listen-Apps Todoist, Any.do und Microsoft To-Do im Team und mit Zeitmanagement-Systemen wie «Getting Things Done»?

Wenn Ihr gesamter Produktivitäts-Workflow ohnehin auf Outlook aufbaut, werden Sie kaum nach einer zusätzlichen To-Do-Listen-Anwendung suchen. Doch selbst dann lohnt sich der Blick über den Microsoft-Tellerrand hinaus. Und wenn Sie nicht auf Outlook setzen, dann sowieso!

Es gibt zahlreiche Anwendungen für Computer und Mobilgeräte, die sich mit der Planung und Verwaltung von Aufgaben beschäftigen. Theoretisch funktioniert das sogar mit Notiz-Apps wie Evernote, OneNote, Trello oder Google Notizen. Sie alle haben aber den Nachteil, dass die Aufgabenplanung nur eine von vielen Funktionen ist und so etwa die Möglichkeit fehlt, Tasks einzeln zu terminieren.

Todoist, hier als Windows-10-App.
Todoist, hier als Windows-10-App.

Dies ganz im Gegensatz zu den «reinen» To-do-Listen-Anwendungen Any.do, Todoist und Microsoft To-Do. Die ersten beiden Vertreter gehören zu den häufig genutzten und bewährten Anwendungen für die Aufgabenplanung. Any.do gefällt mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche und integriert den Kalender gleich in der App für Android und iOS. Todoist bietet die breiteste Plattform-Unterstützung Neben den Apps für Smartphones und Tablets existieren Anwendungen für Windows 10 und macOS sowie Erweiterungen für die Browser Chrome, Firefox und Safari. Microsoft To-Do tritt dagegen die Nachfolge von «Wunderlist» an, einer To-Do-Listen-App, die Microsoft übernommen hat. Erfreulich: Alle drei sind auch auf Deutsch verfügbar.

Von der einfachen To-do-Liste zu «Getting Things Done»

Die To-do-Listen-Apps im Überblick

Any.do

Any.do To-do-Listen-AppAndroid, iOS, macOS, Webbrowser: kostenlos; Premium- und Business rund CHF 3.- pro Benutzer und Monat

Microsoft To-Do

Microsoft To-Do AppWindows 10, iOS, Android, Webbrowser: kostenlos

Todoist

Todoist, To-do-Listen-AppAndroid, iOS, macOS, Windows 10, Webbrowser: kostenlos; Premium- und Business rund CHF 3.- pro Benutzer und Monat

Tasks erfassen, allenfalls terminieren und einer von mehreren möglichen Listen zuweisen, diese Grundfunktionen beherrschen alle drei Anwendungen. Der Funktionsumfang von Microsoft To-Do ist damit schon fast beschrieben, die Anwendung steht am Anfang ihrer Entwicklung und dürfte über die nächsten Monate noch zulegen.

Any.do unterstützt dagegen zusätzlich Unteraufgaben und kann Dokumente anfügen. Damit eignet sich die App, um Tasks wie etwa das Anfertigen einer Offerte in mehrere Schritte aufzuteilen («Kundenwünsche telefonisch konkretisieren», «Offerte zusammenstellen», «Verfügbarkeit der Mitarbeiter prüfen», «Nachfragen nach Versand» etc.).

Schlicht und übersichtlich: Any.do, hier auf dem iPhone.
Schlicht und übersichtlich: Any.do, hier auf dem iPhone.

Wenn es um die Funktionen geht, bleibt aber Todoist unübertroffen. Mit Unterlisten und vor allem mit Tags, hier «Etiketten» genannt, bietet die App nützliche Funktionen fürs Organisieren und Wiederauffinden von Tasks. Diese lassen sich zudem kommentieren, was insbesondere im Team nützlich ist.

Für das umfassende Zeit- und Selbstmanagementsystem «Getting Things Done» von David Allen eignen sich sowohl Any.do als auch Todoist. Dessen «Etikettierfähigkeit» vereinfacht die Organisation erheblich, indem sich beispielsweise zu erledigende Aufgaben anhand von Tags komfortabel mit einer bestimmten Arbeitsorganisation verknüpfen lassen («am Telefon», «im Büro», «zuhause» etc.).

Teamfähigkeit und Outlook-Integration

Arbeit ist meist keine einsame Sache, und deshalb sollten sich auch Aufgaben delegieren und teilen lassen. Any.do in der Business-Variante und die Premium-Ausgabe von Todoist unterstützen diese Arbeit im Team. Die To-do-Listen selbst werden über die Cloud zwischen den verschiedenen Geräten und Mitarbeitern synchronisiert. Damit stehen die Aufgaben auf Mobilgeräten und dem Büro-Rechner zur Verfügung.

Doch zum Schluss nochmals zurück zu Outlook: Das derzeit grösste Highlight von Microsoft To-Do ist der Zugriff auf die Outlook-Aufgaben via Office-365-Konto. Allerdings unterstützt die App derzeit nur ein einzelnes Konto. Todoist bietet ein Outlook-Plug-in, so dass sich die Tasks direkt in der Microsoft-Applikation verwalten und beispielsweise auch E-Mails in Aufgaben umwandeln lassen.

Bei Microsoft To-Do herrscht noch ziemliche Leere.
Bei Microsoft To-Do herrscht noch ziemliche Leere.

Von den drei To-do-Listen-Apps fällt alleine der Microsoft-Vertreter etwas aus dem Rahmen, wobei der Vergleich insofern unfair ist, als die App erst gerade dem Beta-Stadium entschlüpft ist und sich noch weiterentwickeln dürfte. Any.do gefällt mit einer schlichten und dennoch eleganten Benutzeroberfläche und einer intuitiven Bedienung. Mein Favorit ist jedoch eindeutig Todoist. Ausschlaggebend sind die Funktionalität und die Unterstützung für diverse Plattformen – diese Aufgaben meistert Todoist am besten.

 

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