KMU-Ratgeber

Daten über Firmengrenzen hinweg einfach austauschen

Larry Estevez ist KMU-Berater bei Swisscom (Schweiz) AG und beantwortet Fragen zur Informations- und Kommunikationstechnologie.

Die Projektarbeit mit Partnern und Kunden erfordert einen hohen Abstimmungsbedarf. Die Folge sind volle E-Mail Posteingänge und Unstimmigkeiten über die aktuellste Version eines gemeinsamen Dokuments. Wie können wir diese Probleme mit einer Cloud-Lösung umgehen?

Die Zusammenarbeit mit externen Parteien lässt sich mit den richtigen Werkzeugen einfacher und effizienter gestalten. Wer Projektarbeit in die Cloud auslagert, kann stets auf alle Projektdaten zugreifen und diese einfach mit Externen austauschen und bearbeiten.
Für Privatanwender stehen bereits seit einiger Zeit diverse Webdienste zur Datenspeicherung und zum Datenaustausch bereit. Vergleichbare Dienste für den Geschäftsbereich hingegen lassen sich noch an den Fingern abzählen.

Sicher und einfach zusammenarbeiten

Unternehmen arbeiten mit sensiblen Daten und haben hohe Ansprüche an eine geeignete Cloud-Lösung. Der Cloud-basierte Speicherplatz muss sicher und hochverfügbar aber gleichzeitig einfach in der Handhabung sein. Mit einem Schweizer Anbieter sind Unternehmen gut bedient. Denn ob der Datenspeicher in der Cloud nur als Backup- Lösung dient oder direkt in die Projektarbeit einbezogen wird – die Daten sind auf Servern in der Schweiz gespeichert und damit nach Schweizer Recht gegen unbefugte Zugriffe geschützt. Nur vom Administrator autorisierte Personen können auf die Dokumenten-ablage in der Cloud zugreifen. Die entsprechenden Lese-, Bearbeitungs- oder Upload-Berechtigungen können dabei pro Dokument und Ordner individuell vergeben werden. Dies ist unerlässlich sobald mehrere Parteien involviert sind. Projektarbeit ist mit einer Cloud-Lösung ausserdem nicht mehr an den PC gebunden. Die Daten sind mit dem Laptop, Tablet oder Smartphone jederzeit und überall verfügbar. Sie können entweder über das Web oder eine Applikation aufgerufen werden.

Die Kosten stets im Blick

Für Cloud-basierte Speicherlösungen fallen keine Investitionskosten an. Der Anbieter stellt die entsprechende Infrastruktur zur Verfügung und kümmert sich um Betrieb und Wartung. Die Lösung lässt sich einfach und unkompliziert den Bedürfnissen des Unternehmens nach Speicherkapazität anpassen. In der Regel bezahlt man für den Service aus dem Internet einen monatlichen Pauschalbetrag. Die Kosten sind so jederzeit transparent und planbar.

Grosse E-Mail Anlagen, die den Posteingang zum Platzen bringen, stapelweise Kopien und die Frage nach der aktuellsten Version eines Dokuments gehören mit einer Online-Datenablage der Vergangenheit an. Vor allem über Firmengrenzen hinweg gestaltet sich die Zusammenarbeit deutlich einfacher, flexibler und effizienter.

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