Wie Unternehmen von der Cloud profitieren
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Informatik optimieren

Wie Unternehmen von der Cloud profitieren

Wie können Sie sich aufs eigentliche Geschäft konzentrieren statt auf die Informatik, und dabei erst noch die Datensicherheit erhöhen? Die Auslagerung in die Cloud macht‘s möglich. Eine Kurzanleitung.

Schweizer Unternehmen beschäftigen sich mit Informatik – gezwungenermassen. Bei rund 40 Prozent der kleinen Firmen ist der Firmenchef oder ein Mitarbeiter auch für den Betrieb der IT zuständig. Das zeigt die Schweizer KMU-Studie von Microsoft aus dem Jahr 2013. In rund einem Drittel der KMU liegt der Aufwand zur Lösung von IT-Problemen, für Backups, Updates und dergleichen bei mehr als drei Stunden pro Woche. Übers Jahr ergibt das fast einen Monat Arbeit – Zeit, die nicht fürs eigentliche Kerngeschäft aufgewendet werden kann oder mit Mehrarbeit kompensiert wird.

Drei Varianten der Entlastung

Doch es gibt eine Lösung für dieses Problem. Dank der technischen Entwicklung ist es heute nicht mehr zwingend, dass die gesamte Infrastruktur vor Ort steht und auch dort betreut wird. Zumindest Teile der Informatik lassen sich in die Cloud auslagern oder von extern betreuen. Konkret bieten sich drei Varianten an:

  • Managed Services: Die IT-Infrastruktur bleibt beim KMU vor Ort, um die Betreuung kümmert sich ein spezialisierter IT-Dienstleister.
  • Auslagerung: Statt vor Ort wird die IT-Infrastruktur im Rechenzentrum des IT-Dienstleisters betrieben. Das heisst, die Hardware steht physisch beim Anbieter statt in den eigenen Räumlichkeiten. Aus Kosten- und Flexibilitätsgründen erfolgt die Auslagerung heute üblicherweise auf virtuelle Server in der Cloud.
  • Cloud: Hier gibt es verschiedene Ausprägungen. Bei «Infrastructure as a Service» (IaaS) verschiebt das KMU die bestehende Infrastruktur oder Teile davon ins Cloud-Rechenzentrum eines Anbieters. So kann beispielsweise der Server mit den Unternehmensanwendungen wie Buchhaltung oder ERP als virtuelle Infrastruktur in der Cloud betrieben werden. Die vertraute Umgebung bleibt bestehen, allerdings greifen die Anwender nun über eine sichere Verbindung auf den virtuellen Server in der Cloud des Anbieters zu anstatt auf einen Server, der lokal betrieben wird.
    Bei «Software as a Service» (SaaS) bezieht ein KMU Standardanwendungen aus der Cloud eines lokalen oder internationalen Anbieters. Bekannte Public-Cloud-Dienste sind etwa Microsoft Office 365 (Exchange Online, OneDrive for Business), Google G Suite (Gmail, Kalender, Google Drive und webbasierte Office-Anwendungen) oder Swisscom Storebox.

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Die meistgenutzte Cloud-Anwendung ist E-Mail. Doch ein KMU muss nicht die gesamte Infrastruktur in die Cloud verschieben. Diese drei Varianten lassen sich kombinieren, was in der Realität der häufigste Fall ist. So könnten beispielsweise die PC im Büro vom IT-Dienstleister verwaltet werden, während die wichtigen Unternehmensanwendungen wie Buchhaltung, ERP oder der Online-Shop auf einem virtuellen Server im Cloud-Rechenzentrum laufen.

Sicherheit und Zuverlässigkeit steigern

Die Auslagerung zumindest von Teilen der IT-Umgebung bietet wesentliche Vorteile im Betrieb. Konkret profitieren KMU auf diesen vier Ebenen:

  • Konzentration auf Kernkompetenzen: Weil der Aufwand für die Betreuung der IT-Umgebung entfällt, bleibt mehr Zeit fürs eigentliche Geschäft.
  • Flexibilität: Daten, die in der Cloud gespeichert sind, sind überall zugänglich: im Büro, im Homeoffice, und unterwegs auf dem Notebook, Smartphone oder Tablet. Zudem vereinfacht sich der Informationsaustausch mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten, indem Dokumente einfach freigegeben werden können.
    IaaS bringt den grossen Vorteil, dass sich zusätzlich benötigte Ressourcen einfach «zuschalten» lassen: Wenn der Online-Shop fürs Weihnachtsgeschäft mehr Leistung benötigt, wird diese für eine bestimmte Zeitdauer dazugemietet. Und neue Server-Umgebungen, etwa für Tests von neuen Anwendungen, lassen sich per Mausklick in Minutenschnelle installieren.
  • Sicherheit und Zuverlässigkeit: Ein spezialisierter IT-Dienstleister besitzt das Fachwissen, um die Infrastruktur sicher und zuverlässig zu betreiben – dies gehört zur Kernkompetenz. Das heisst, dass das Risiko vor Datenverlusten aufgrund von Hardware-Defekten oder Malware sinkt, ebenso die Ausfallrate. Zudem kann das Backup der Daten ebenfalls dem IT-Dienstleister übertragen werden.
  • Aktualität: Bei Cloud-Anwendungen entfällt das lästige Einspielen von Software-Updates. Stattdessen kümmert sich der Anbieter um die laufende Aktualisierung, womit Anwender laufend von Verbesserungen profitieren.

Checkliste zur Auslagerung

Der Weg von der lokalen IT-Umgebung zur Auslagerung oder zu Cloud-Diensten sollte strategisch angegangen und sorgfältig geplant werden, allenfalls auch zusammen mit dem IT-Dienstleister. Die folgenden Fragen helfen bei der Planung:

  • Welches sind Standard-Anwendungen, die einfach ausgelagert werden können? Beispiele dafür sind E-Mail, Datenspeicherung, Kommunikaton und Telefonie sowie Backup.
  • Welche Anwendungen und Server-Umgebungen können zum IT-Dienstleister ausgelagert werden, und welcher Nutzen ergibt sich daraus?
  • Wo ergibt sich der grösste Nutzen, beispielsweise durch Senkung des zeitlichen Aufwands, tieferen Kosten, höherer Sicherheit?
  • Gibt es Anwendungen, die durch eine Cloud-Variante ersetzt werden könnten, weil sie ohnehin abgelöst werden müssen? Beispiele dafür sind Zeiterfassung, Projektplanung oder Rechnungsstellung.
  • Welche Abläufe verändern sich durch die Auslagerung? Wo sind Anpassungen nötig?
  • Entspricht das Angebot gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen?
  • Welche Unternehmensbereiche lassen sich mit Cloud-Diensten digitalisieren? Wo bietet die Cloud zusätzliche Unterstützung fürs KMU?
  • Wie gross ist die Abhängigkeit vom Anbieter, und bleibt der Zugriff auf die firmeneigenen Daten jederzeit gewährleistet?

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2 Kommentare zu “Wie Unternehmen von der Cloud profitieren

  1. KMU (weniger als 12 Mitarbeiter) können sich eine solche Cloud nicht leisten. Mit dem KMU-Abo „S“ geht es zu langsam, das grössere Abo ist zu teuer. Dann kommen noch die Cloud-Kosten. Da kommt eine kleine Unternehmen auf unverhähltnissmässig hohe Kosten.