Kommunizieren ohne E-Mail, geht das?

Für viele Arten der Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten gibt es effizientere Wege als E-Mail. Doch wie funktioniert ein Büroalltag ohne elektronische Post?

Die elektronische Post ist nach wie vor der beliebteste digitale Kommunikationskanal in der Geschäftswelt. Doch hinter der einfachen und schnellen Handhabung lauern ein paar handfeste Nachteile, weshalb in gewissen Fällen andere Kanäle die bessere und effizientere Lösung bieten. In den folgenden Situationen zeigen sich die Schwächen von E-Mails:

Zusammenarbeit an Dokumenten: Eine Datei an zwei Empfänger schicken, zwei zurückerhalten mit Anpassungen, und schon ist der Überblick verloren, welches denn nun die aktuelle Fassung ist.

Platzbedarf: Grosse Dateien verstopfen den Posteingang und beanspruchen allenfalls den dreifachen Platz auf der Festplatte und im Backup: Denn die Dateien werden üblicherweise lokal gesichert, auf dem Mailserver und beim Empfänger.

Zugriffskontrolle: Beim Versand per E-Mail ist nicht überprüfbar, in welche Hände ein Dokument gelangt. Das ist insbesondere bei vertraulichen Inhalten heikel.

Handhabung: Unterwegs auf dem Smartphone Mails zu bearbeiten ist wenig komfortabel, und für ein kurzes «Danke» ist ein Mail zuviel des Guten.

Einweg-Kommunikation: Wie viele Mails schicken Sie hin und her, um ein Meeting mit beispielsweise drei Personen einzuberufen?

 

Alternative digitale Kanäle

Heutige digitale Lösungen für Telefonie, Kommunikation und Zusammenarbeit bieten in den oben beschriebenen Szenarien einfache und oftmals kostengünstigere Kanäle. IP-Telefonie («Internet-Telefonie») ermöglicht etwa Telefonkonferenzen über Notebook, Tablet und Handy und damit eine standortunabhängige Zusammenarbeit. Chat-Funktionen erlauben den schnellen Nachrichtenaustausch – vergleichbar mit SMS, nur komfortabler. Und Online-Speicherplattformen vereinfachen die gemeinsame Arbeit an einem Dokument oder den Austausch von Dateien.

So deckt etwa Office 365 mit Skype for Business (ehemals Lync), Exchange Online und Sharepoint Online die gängigen Kommunikationsbedürfnisse in kleinen Unternehmen ab. Das betrifft sowohl die Kommunikation innerhalb der Firma als auch die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und anderen externen Partnern.

 

Moderne Zusammenarbeit am Beispiel

Eingangs erwähnte Szenarien sehen mit modernen Lösungen zur Zusammenarbeit wie folgt aus:

Zusammenarbeit an Dokumenten: Das Dokument wird im Online-Speicher abgelegt. Die involvierten Personen erhalten per E.Mail den Link zum Dokument und können dieses direkt online bearbeiten. So ist für alle jederzeit sichtbar, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
Alternativen zu Office 365: Google Apps for Work

Platzbedarf: Das Dokument wird im Online-Speicher abgelegt. Die involvierten Personen erhalten per E-Mail einen Link und können die Datei herunterladen oder direkt online bearbeiten und allenfalls auch wieder am selben Ort ablegen.
Alternativen zu Office 365: Google Apps for Work, Online-Speicher wie Dropbox oder Schweizer Lösungen wie Tresorit oder Swisscom Storebox

Zugriffskontrolle: Hier gilt dasselbe wie bei obigem Punkt «Platzbedarf». Online-Speicher erlauben es, den Zugriff auf ein Dokument für bestimmte Personen zu regeln und zu kontrollieren, wer wann auf eine Datei zugegriffen hat.

Handhabung: Für ein schnelles «Danke» oder eine kurze Nachfrage ist eine Chat-Mitteilung ideal – und auch auf dem Smartphone rasch geschrieben. Skype for Business erlaubt es zudem, auch mit Nutzern des kostenlosen Skype-Dienstes zu chatten oder zu telefonieren.
Alternativen zu Office 365: Google Hangouts, Slack, Swisscom iO

Einweg-Kommunikation: Gemeinsame, auf einem Server abgelegte Kalender erleichtern innerhalb der Firma die Terminfindung, indem sofort ersichtlich ist, wer wann Zeit hat. Für die Terminplanung mit Externen bietet sich eine kurze Telefonkonferenz oder ein Gruppen-Chat an.
Alternativen zu Office 365: Google Apps for Work (Google Kalender), Doodle (zur Terminfindung)

 

(Fast) ohne E-Mail

Ist also eine Kommunikation ohne E-Mail möglich? Ganz auf die elektronische Post zu verzichten, dürfte in den meisten Fällen unrealistisch sein. Am einfachsten funktioniert die Kommunikation ohne E-Mail innerhalb eines Unternehmens, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über dieselben Kanäle wie Chat, gemeinsame Dokumentenablage und geteilte Kalender verfügen. Denn mit dem Einsatz passender Kommunikationskanäle sparen Firmen Zeit und auch Geld, indem die Zahl der E-Mails und die Datenmengen verkleinert werden und weniger Speicherplatz benötigt wird.

 

Wie nutzen Sie Chat, Telefonkonferenzen, Online-Speicherplattformen und dergleichen? Berichten Sie uns über Ihre Erfahrungen!

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