Mietsoftware

Wenn Software zum Service wird

Software im Mietmodell, die vom Anbieter betrieben und zu fixen Preisen angeboten wird, senkt Aufwand und Kosten. Davon profitieren insbesondere KMU, wie ein Beispiel aus der Praxis zeigt.

Der Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur ist gerade für kleine Firmen aufwändig. Oftmals übernimmt der Inhaber oder Geschäftsführer nebenbei den Unterhalt, und das benötigte Know-how muss mühsam angeeignet werden.

Klassischerweise übertragen KMU solche Aufgaben deshalb oftmals einem IT-Dienstleister. Doch mit den technologischen Weiterentwicklungen bietet sich heute die Möglichkeit, Software und Komponenten der IT-Infrastruktur als Dienstleistung zu beziehen, als «Software as a Service» (SaaS). Der Vorteil solcher Lösungen ist, dass die Kosten kalkulierbar sind und der Betrieb beispielsweise des Mailservers dem Anbieter überlassen werden kann.

 

Office zur Miete

Ein klassischer Vertreter eines solchen Mietmodells ist Microsofts Büropaket in der Variante Office 365. Dieses enthält in den Business-Ausführungen einerseits die Standardprogramme wie Word, Excel und Outlook. Dazu kommen die Kommunikationsumgebung (Exchange und Skype for Business) sowie Online-Speicherplatz (OneDrive for Business und SharePoint), die von Microsoft selbst betrieben werden. Die Kosten werden zu einem fixen Betrag pro Benutzer berechnet, die Verwaltung erfolgt über den Webbrowser.

Wo der Nutzen einer solchen Miet-Infrastruktur liegt, zeigt das Beispiel der in Basel ansässigen MEV Schweiz AG. Das Unternehmen vermittelt Betriebspersonal wie beispielsweise Lokführer für temporäre Einsätze an Bahnunternehmen. Diese Vermittlungstätigkeit bringt einen häufig wechselnden Personalbestand mit sich – Mutationen, die auch auf der IT-Umgebung abgebildet werden müssen. So erhält jeder Mitarbeiter ein Office-Paket und ein Exchange-Konto für E-Mail, Kalender und dergleichen. Die Verwaltung der Mitarbeiter und der Office-Lizenzen gestaltete sich mit dem klassischen Kauf-Lizenzmodell aufwändig.

Deshalb entschied sich die MEV, auf Office 365 umzusteigen. Damit kann das Unternehmen neuen Mitarbeitern quasi auf Knopfdruck ein Office-Paket zur Verfügung stellen und muss nicht mehr aufwändig Lizenzen beschaffen und Installations-DVDs verschicken.

 

 

Office 365

Teaser Office 365

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Neue Kommunikationsformen

Doch mit der jetzigen Lösung hat sich für die MEV nicht nur der Aufwand verringert. Die neuen Funktionen wie Instant Messaging («Chat»), Videokonferenz oder der Online-Speicher erlauben flexibleres Arbeiten und die Kommunikation von überall her über eine beliebige Internet-Verbindung. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. So können etwa Dokumente direkt über den Online-Speicher mit anderen geteilt werden, statt sie per Mail zu verschicken. Und kurze Anfragen laufen bequem und schnell via Chat. Damit sorgen die neuen Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten für mehr Effizienz bei der täglichen Arbeit.

 

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